Como fazer uma Reunião de Sucesso

#Mesa&Etiqueta

Andréa Staciarini

Consultora de Etiqueta. 
@mesaetiqueta
abeeon.com/mesaetiqueta

Às vezes, parece uma sessão de tortura, mas é apenas uma reunião. Qual é o limite, então, entre a enrolação e a reunião produtiva?

Outro dia, ouvi a seguinte frase de um empresário: “As reuniões não me deixam mais trabalhar!” Embora se pressuponha, na rotina empresarial, que é durante uma reunião que se consolide o trabalho, muitas vezes, esta o torna lento, improdutivo e cansativo, e o encontro não resulta em solução para nada.

Por sua vez, é correto afirmar que as convenções, reuniões e assembleias que funcionam têm as mesmas três características: são administradas com firmeza, possuem um propósito claro e possuem suas regras respeitadas pelos participantes.

Administrar com firmeza é papel do coordenador da reunião e, consequentemente, o sucesso ou o fracasso do encontro depende de sua atuação. Será ele quem oportunizará a todos a vez de falar e quem diplomaticamente acalmará os egos exaltados pelas opiniões divergentes.

Possuir um propósito é ter em mente um objetivo sério, uma meta. Parece simples, mas é aqui que as reuniões se complicam. Quando os participantes têm a palavra, muitas vezes, divagam e perdem o foco das questões centrais, por isso, ter uma pauta e manter-se nela são os elementos mais importantes do debate.

E, por fim, garantir que as regras sejam respeitadas pelos participantes evita desgastes e falta de educação. Parece assunto da educação infantil, mas esperar a vez de falar, não interromper a vez do outro, permanecer na sala sem desviar a atenção para conversas paralelas ainda são um desafio para executivos menos preparados.

Aqui, estão algumas dicas para você brilhar com etiqueta em suas próximas reuniões:

1. Prepare-se para uma reunião informando-se antes sobre a pauta e listando suas contribuições e percepções a respeito do tema a ser discutido. Assim, poderá falar com foco e objetividade sobre o que for pertinente. O ditado “não existe negócio bom com gente ruim” é a mais pura verdade e, no mundo dos negócios, segurança e confiabilidade são pré–requisitos para bons relacionamentos e boa escalada profissional.

2. Às vezes, falar é prata e calar é ouro, principalmente se você é novo na empresa e não está totalmente inteirado do problema. Informe-se antes de emitir uma opinião precipitada, embase-se em pesquisas para reforçar suas ideias e use um tom não pretensioso para expô-las.

3. Discordar é uma arte. Nem todos con-seguem expressar sua discordância com diplomacia. Por isso, se você souber que será necessário discordar de uma opinião para colaborar com a solução da questão, faça em bom tom, usando o “nós” em vez do “eu”. Por exemplo: “Talvez pudéssemos considerar esse assunto de outro ângulo…”

4. Ouça os conselhos da mamãe, seja educado! Seja pontual, apresente-se para as pessoas, ouça antes de falar, olhe para os outros quando estiverem falando, apresente suas ideias como recomendações, não ordens, não demonstre tédio, esqueça um pouco o celular, ajude o grupo a chegar a um consenso e se vista de acordo com os requisitos de sua profissão.

Transformar reuniões enfadonhas em momentos de aprendizagem corporativa é possível e salutar. E, antes da próxima reunião, lembremos: mais necessário do que se dizer tudo que se pensa, é pensar antes de se dizer.

Boas reuniões e bons negócios!